今年初めてのブログとなります。
大分スピードが落ちていますが……手掛けているややこしい案件もそろそろ落ち着いてきており、精神的にも余裕が出てきました。
ブログも再開したいと思います。
今回は、自分自身の仕事の改善という意味でも、私自身の1日の業務の振り返りをしてみたいと思います。
①朝〜昼まで
出勤は8時前後。どこの通関業者もそうだと思いますが8時30から申告を始める所が多いのではないでしょうか？その時間からスタートできるように準備の為に少し早めに出勤しています。前の日に作成した申告書類の足りない所がメールやFAXで来ていたら簡単に作り直せるものなら手直しをしておきます。
8時30が定時なのですが、私の担当は営業の方にウェイトがあり申告業務はそれ程でもないので、急ぎ度合いで営業対応か申告業務かを選択して時間を決めて進めます。時間がかかるようなら午後に回し即決できるものはその場で処理きていきます。
申告業務に関しては、簡単な作成は午前中、時間がかかるのは午後に回します。
営業対応ですが、午前は主にメールで来ている案件を処理していきます。電話で来るものも出来るだけ即答で返します。
合間で自分の担当している荷主の書類が来たら台帳を取りますし運送手配も行います。
性格もあるでしょうが、即決即対応で何事も進めます。溜めてまとめて処理できる業務があれば効率が図れるものなら後に回しますが、先が読めないという事、後は精神衛生上(笑)すぐ仕事は片付けた方が気持ちもスッキリするので素早く処理をしていきます。
②午後〜夕方
午前に処理できなかったもの、時間がかかるものを午後から処理します。
申告業務に関しては、アイテム数がとても多く新規商品も多数あるもの、他法令申請が必要なもの、作成に他官庁に確認が必要なもの、これらが対象になります。
営業対応で処理するのは難易度が高い見積作成ですね。
見積依頼も、通関に関する事と運送に関する事の大きく二つあります。
難易度が高い見積依頼というのは、今までに自社内で取扱した事ない案件やより専門の業者に聞かないとわからないもの……等があります。
ここは粘り強く答えが出るまで調べます。取扱が無いので調べる事は自分の経験(引き出し)が増えますし、客先に「できません」との回答もしたくありません。
取扱がなくても、今までの案件の本質を捉えておけばそれを応用して対応する事もできます。何事も、0からスタート、0から調べるよりは経験を上手く活用し、途中からスタートした方がゴールも早く到達します。
単発の配送見積も、昔倉庫の現場で嫌というほどトラックに貨物を積み込んでいたので貨物のボリュームを見たら瞬時にトラックの車種選択ができます。これは現場をやっていて良かった、と思う経験の一つです。
1日を通して気をつけているのは、なるべくマイナスの発言をしない事。無駄な会話はかえって効率を伴う、というような記事を読んだ事があります。静寂の中での仕事を続けていると息苦しくなります。ただ、マイナス発言はパフォーマンスに影響を及ぼします。まずは自分からそのような発言をしないよう注意しています。
客先への対応も同じですね。特に部下の客先対応のやり方には気を配っています。窓口営業という言葉がありますが、単なるオペレーションの「事務作業」ではなく、電話口の答え方一つで仕事が増えたり無くなったりの重要性を部下に説いたりしています。
なかなか部下達に「仕事が楽しい」と思えるような広い意味での環境を作ってやれてないなぁと反省するところが多いです。
今年はその面に力を注ぎ進めていきたいと思います。
